【国企改革观象台】推进全面预算管理系统实施，搭建国有企业全面预算管理的数字化底座
在前期的“国企改革观象台”系列《搭建世界一流全面预算管理体系，助力企业提升资源配置和战略落地能力》中，普华永道分享了数字化时代国有企业全面预算管理的发展趋势和体系建设主要方面，其中重点提出：国有企业应搭建统一规范的预算管理系统平台，应通过建设自主可控、与ERP（企业资源计划）系统一体化、可拓展可组装的数字化底座，充分利用大数据、算法等数字化工具，提高全面预算管理响应业务的速度和质量。本期普华永道将进一步分享先进的国有企业全面预算管理系统通常应具备的系统功能以及顺利推进全面预算管理系统实施落地的方法。
一、全面预算管理系统的主要功能
一个有效支撑企业全面预算管理的先进数字化系统应包含三个层面的应用功能，即：全面预算的日常管理应用层面、体系运维应用层面和技术支撑应用层面。
图一：全面预算管理系统的主要功能
更具体地讲，在全面预算的日常管理和体系运维这两个主要的应用层面，系统应包括以下主要二级功能：
- 预算目标：预算管理员用户能够基于企业在战略制定过程中确定的战略目标，在系统中搭建多维目标测算模型，完成企业年度目标预算的测算，将量化的目标预算自动分解下达。
- 预算编制：用户可以在系统中进行预算报表的编制、下达、分解、上报、合并、抵消等操作，对预算数据进行校验、折算、保留历史预算版本等操作。
- 预算调整：在预算编制基础发生重大变化时，用户可在系统中通过申请表单流程对预算进行调整、调剂等操作。
- 滚动预算：用户能够在系统中以月、季、年滚动编制预算，通过预实相结合的数据展现企业的各项预算目标达成情况。
- 预算分析和考核：用户可使用系统多维度统计查询和主题分析功能，对预实数据进行对比分析、趋势分析、结构分析等，可钻取和穿透数据，并以图表或分析报告的方式展现；用户可针对不同责任单位灵活建立多样的考核评价模型，将量化指标和非量化指标相结合进行预算考核。
- 智能模拟：用户可通过动态模拟测算工具，建立多维度可视化分析与多变量测算模型，进行预算沙盘推演和模拟测算，也可通过系统中的AI技术自动化建立模型，通过机器学习自主进行预测性分析。
- 预算报表建模：用户能够在系统中建立以预算报表模板为基础的多维预算编制模型，定义多维预算业务规则、校验关系，建立多币种自动折算规则和合并抵消对账规则，根据企业全面预算管理要求设置预算编报任务方案。
- 数据管理：用户可在系统中对预算多维度数据进行管理维护，也可建立预算多维数据关系、多维视图、多维数据属性，并对预算数据进行历史版本化管理。
- 流程审批：用户可配置系统预算审批岗位人员、审批规则、待办任务、消息提醒等。
- 预算控制：用户可在系统中设置预算控制对象、控制策略、控制预警方式等。
二、全面预算管理系统实施的过程
企业全面预算管理系统的实施过程应遵循一定的系统软件实施方法论，需要在建设实施的多个阶段完成各项主要任务，通常应包含：项目启动、需求分析、系统设计、构建实施、系统测试、上线试运和系统验收等七个阶段。
图二：全面预算管理系统落地实施的七个阶段
- 在项目启动阶段，需要明确本次项目的建设目标及实施范围，组建企业多部门强力联合的项目团队，制定能够满足年底预算编报工作时间要求的项目总体计划等。项目总体计划是本阶段的主要交付物。
- 在需求分析阶段，需要调研企业预算管理的现状及重点难点问题，提出先进且适合本企业全面预算管理的业务蓝图，包括预算业务流程、预算报表模版、预算数据来源与流向、预算控制策略、预算分析调整规则等。本阶段的里程碑交付物是经企业最高管理层审批通过的全面预算管理业务蓝图。
- 在系统设计阶段，需要基于业务蓝图，结合标准产品功能，完成全面预算管理系统构建落地的详细设计，通常包括：功能设计、集成设计、权限设计、系统部署设计、二次开发设计和系统初始化参数配置方案。本阶段的主要交付物是包含以上各类设计的系统详细设计说明书。
- 在构建实施阶段，主要是根据系统详细设计说明书进行系统构建，包括维度模型和预算模型搭建、权限与流程设计、定制化功能开发、接口集成、系统初始化参数配置等。经过本阶段，全面预算管理系统已在测试环境完成初步落地实现。
- 在系统测试阶段，需要对初步构建完成的系统进行功能测试、集成测试、性能测试和安全测试，并由全面预算管理相关部门的关键用户完成用户接受性测试（UAT）和数据验证。本阶段的主要交付物是各类型测试的测试计划、测试用例、测试报告等。
- 在上线试运阶段，不仅要完成全面预算系统上线的用户系统操作培训，更要做好相关部门的预算工作动员和部署、预算业务指导、上线运维等工作。本阶段的主要交付物包括上线计划、各类用户培训文档、预算工作部署会议材料等。
- 在系统验收阶段，主要对已上线试运后的系统进行全面验收，需要对交付文档进行整理归档，做好运维交接，编写项目验收总结材料并召开项目验收会。整套交付文档和项目验收报告是本阶段的主要交付物。
三、全面预算管理系统实施的重难点及应对措施
全面预算管理系统的落地实施是一项庞大且复杂的工程，在实施项目过程中可能会遇到各种各样的问题。本文主要分享国有企业实施中常见突出的三个难点问题，并提出如下应对措施建议。
1. 系统实施过程中缺乏全面预算管理各相关责任部门的充分参与
企业的全面预算管理一般都会涉及企业众多的核心业务和职能领域，但在全面预算管理系统的建设中却往往只有单一的全面预算归口管理部门冲锋陷阵，其他相关预算责任部门很少积极主动参与、甚至完全不参与项目。因此，普华永道建议可采取以下措施：
- 由企业主要领导人担任项目领导小组组长。全面预算管理作为公司治理的主要手段之一，涉及企业的各个专业领域的融合联动，数字化变革下带来的管理难题并非由全面预算归口管理部门就能轻而易举解决的，必须是“一把手工程”。
- 搭建由各相关责任部门充分参与投入的项目组织架构。除应由企业主要负责人担任项目领导小组组长之外，分管核心业务、主要职能的公司级领导均应加入项目领导小组，全面预算各相关责任部门都应指定核心业务骨干加入项目工作小组，主要完成需求分析、系统测试等阶段的关键任务。
2. 忽视了全面预算业财融合方面的前瞻性需求分析和业务蓝图设计
当前大部分企业的预算管理还是以财务预算为主，并未系统性的梳理业务变动与财务变动的关系，业务计划与财务预算脱节较为普遍。如果仅仅把现有单一的财务预算体系从线下搬到线上，即使搭建落地的全面预算系统功能再完备，也仍然达不到企业全面预算管理业财融合的目标。为了解决以上难题，建议可以采取以下措施：
- 在系统实施的需求分析阶段，应特别关注预算报表模版的业财融合需求分析工作质量。需要从市场洞察、企业战略解码出发，结合内外部环境分析，梳理关键业务动因，将企业经营预算计划与财务预算目标有效衔接，最终形成真正业财充分融合的全面预算业务蓝图。
- 针对部分分类专项预算业财融合存在较大难度的关键问题，可以考虑通过行业对标、先进单位调研、聘请业内专家、引入专业咨询机构等方式，借助外部力量协作解决。
3. 全面预算管理系统中所需的预算维度数据质量不高
为了满足全面预算管理精细化的要求，系统需要具有高质量的业务维度数据，如：业务单元、核算组织、业务板块、客商、物料、项目、销售渠道、国家地区等。然而，相当一部分国有企业的业务维度主数据都存在一致性、准确性、完整性等方面的质量问题。普华永道建议可采取以下措施：
- 制定数据标准并进行数据清洗：以全面预算业务场景和维度数据需求出发，识别预算维度数据不可用的问题点，编制预算维度的数据标准，并基于已制定的数据标准完成清洗治理。
- 建立健全数据质量管理机制：梳理提升维度主数据质量的管理流程，引入数据质量管理工具和IT技术，开展常态化的维度数据质量检查并进行闭环整改。
综上所述，普华永道认为：世界一流的国有企业全面预算管理应包含全面预算的日常管理、体系运维和技术支撑等三个应用层面的系统功能，通常需要经过项目启动、需求分析、系统设计、构建实施、系统测试、上线试运和系统验收等七个阶段完成系统落地。在实施过程中，应加强全面预算管理各相关责任部门的充分参与、强化全面预算业财融合方面的前瞻性需求分析、不断提升系统中预算维度数据的数据质量。
