【国企改革观象台】：预算管理自动化提升国有企业管理效能
随着我国市场经济的深入发展，国有企业面临的市场竞争态势也日趋复杂化和多元化，而与之相应的是国有企业对自身管理效能的重视，希望借助多方面的抓手提升管理实力并促进对外竞争力提高。预算管理作为企业一项重要的日常工作，自然成为国有企业提升管理水平的抓手之一。通过有效的全面预算管理实现对企业整体运营高覆盖的事前管控、事中分析、事后考核，并强调借助自动化工具进一步提升了管理效能。
我们注意到在实施预算管理自动化落地实践中，国有企业往往面临几方面问题：
- 组织体系层面：
很多大型国有企业都有集团平台加大量逐级投资的不同业态多级子公司的组织架构。这些下级公司有通过与其他国有企业合并、重组而来；也有国企集团平台是在商业化运作的过程中后期成立，其管理实践起步晚于子公司事业部；还有是一些行政管理事业机构改制成的国企投资管理平台等。反应在预算管理上，很多国有企业缺乏优化的预算决策、管理、执行和分析职能，预算管理部门与业务部门之间沟通较少，协作不顺，权、责、利界定不清。
- 业务流程层面
在很多国有企业实施管理变革项目中，众多高层领导都期望预算管理能提供一个多维度业财联动的企业预实表现，且能聚焦深层次差异原因用于支持绩效考核和管理决策。但往往国有企业子公司涉及业态和职能众多，预算管理部门使用的一套自上而下定目标自下而上报数字的方式无法真正反映不同的业态特点。缺乏统一的预算管理策略和标准、缺乏定制的业财联动数据收集流程、缺乏及时的预算控制和锚定分析机制，这些都制约了预算管理对管理效能的提升。
- 系统平台层面
近几年国有企业越来越关注企业的信息系统建设工作，然而在前期调研摸底中，企业管理层会发现上下各级业财系统众多，相互之间不兼容、不对话，系统之间存在人工干预，甚至各公司之间系统功能重复。使得在预算管理层面自然会缺乏一套覆盖预算全流程的信息系统，难以支持在线预算编制、填报、控制和分析。实践中大量电子表格的使用耗时费力，容易出错且反应缓慢。此外很多国有企业在实施预算管理自动化项目中，往往仅关注预算系统选型，忽略系统与企业组织、业务流程和数据现状等方面的适配，导致推进缓慢。
- 数据管理层面
如上所述，很多预算管理实际中没有根据企业的业务特点固化业务预算的数据标准和编制逻辑，缺乏业务计划支撑，无法验证预算数据的合理性；各级子公司、职能部门与集团间预算数据管理口径不统一，难以实现企业间横向比较和有效的预实差异分析。再加上国有企业历史上缺乏对数据治理工作的重视，存在大量冗余、孤立、不真实的数据遗留。这些问题都进一步加深了预算管理自动化准备工作的难度。
考虑全方位的解决方案
我们建议国有企业在预算管理自动化过程中，不只是关注系统选型，还需要全方位的针对上述问题考虑解决方案。
组织体系设立
应根据自身架构特点梳理预算管理架构的基本组成单元，包括决策机构、管理机构和责任中心。
- 预算决策机构
包括董事会和预算委员会，委员会一般由董事会和各单位管理层委派，负责对重要的预算相关事项进行决策，如年度预算审批、大范围预算调整等；
- 预算管理机构
包括集团财务部及相关职能部门，其作为日常预算管理机构，负责预算的编制、数据收集、过程控制和执行分析等；
- 预算责任中心
包括各业务单元中心及涉及预算执行的各责任中心，业务单元中心负责审核各业务单元下属预算单位的业务预算及分析等。企业应根据不同单位的业态和职能类型进行划分，责任中心为预算编制、预算执行的基本单元。
组织体系中还应该明确各部门之间的具体职能、汇报路线以及互相之间的沟通机制。对于这些确定的内容在系统选型中也应该充分考虑，通过系统后台配置或者前台功能完成预算组织体系的固化，并进行职能履行的相关考核，而不仅仅是落在预算管理制度的纸面之上。
流程再造
企业需据预算目标设定、预算编制、预算控制、预算调整、预算分析及绩效考核这六大主要流程的运转逻辑，搭建全流程的预算管理体系：
在目标设定阶段可根据企业自身平均增长趋势及外部相关行业的发展趋势有效设定及分解目标；
在预算编制阶段考虑到实际业务的驱动因素，从业务预算层层推进至财务预算，实现业财联动；
在预算控制阶段梳理需进行控制的支出类型，基于支出类型确定控制策略，包括控制方法（单项控制/总额控制）、控制频率、控制强度（弹性控制/刚性控制）及控制的责任中心等；
在预算分析阶段可使用因素分析法了解差异的关键影响因素；
在绩效考核阶段，需将考核内容与战略目标有机的结合起来，形成从战略目标设定到绩效考核的预算管理的闭环体系。
信息平台选型
信息平台是预算自动化实现的基石，需要通过合理设计/选择的系统平台对预算编制、控制、分析和绩效进行一体化管理。但除了支持应有的预算管理流程和功能外，还应该考虑：
系统功能可拓展：
架构拓展：可灵活根据组织架构的变动、调整预算架构和口径；
模型拓展：可自由设置模型、支持离线编辑、整合预算和财务报表合并模块；
数据拓展：可采用定制化的表单和报表、简便的定制化管理、可与电子表格或其他格式文件结合
模块拓展：预算、合并、分析能一体储存和分析、每个模块都能根据特定的业务流程定制化开发预算流程，以支持财务分析和报表合并
分析工具：有丰富的报表工具、丰富的BI工具支持、能满足预算分析与可视化报告的需求
系统接口可开发：梳理在预算管理中涉及的数据口径，梳理重点企业的系统类别、功能，匹配主数据和存储字段信息，同时考虑成本效益和可操作性，用以评估确定需要设计/开发接口的系统。
数据层面
作为预算管理自动化项目的重要前提之一是企业应考虑合理的数据清理工作，对包括重要主数据在内的企业数据进行摸底、清理并统一标准。除此之外针对预算管理自动化工作本身，需要企业根据预算责任中心，形成一套预算管理的编码体系，作为预算权责的基本单元。编码规则可分别由责任中心类型、责任中心层级、责任中心序号和内部责任中心编码组成。
企业可以基于战略层、业务层、财务层三大层次预算的需求与目的，建立合理的预算模型，实现非财务数据和财务数据数据链，为管理层提供多元化、多角度的管理分析视角。
战略层预算即通过合理、明确的手段将战略目标层层分解至各业务单元，形成预算与战略的无缝衔接；
业务层预算即从企业基本经营活动出发形成业务预算；
财务层预算根据业务需求对未来的财务状况做出预测。
预算模型应该基于企业实际业务驱动因素出发结合业务系统的有效数据，统一核算口径，形成与战略衔接的业财一体化的数据链。协助企业进行必要的数据分析与追溯，让管理者可从任意报表中层层穿透到最终的数据源头，如凭证、业务单据等，在预实分析中了解根本差异原因从而有效支持后续管理行动。
预算管理自动化能让企业管理者及时、准确的定位业务波动，有效的进行绩效考核，并相应根据企业战略目标校正日常经营工作。
然而预算管理自动化作为全面预算管理工作中最重要的一环，不能简单的被认为只是一个业务系统实施项目，直接购买预算系统盲目上线。一定要充分考虑企业特点，综合结合其组织构架、业务流程、数据和系统现状等各个方面后逐步推进，真正做到通过预算管理自动化为企业管理效能提升赋能。
